Konsep Dasar Sistem

Sistem : kumpulan dari unsur/elemen-elemen yang saling berkaitan/berinteraksi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Contoh :

- Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware

- Sistem Akuntansi, dll

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Menurut Ludwig Von Bartalanfy ; Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Menurut Anatol Raporot ; Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain

Menurut L. Ackof ; Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Syarat-Syarat Sistem :

A. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

B. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

C. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

D. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

E. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

KARAKTERISTIK SISTEM :

• Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

• Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

• Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dimusnahkan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi sistem.

• Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya. Dengan kata lain output dari suatu subsistem akan menjadi input dari subsistem yang lainnya.

• Masukan sistem (Input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa Masukan Perawatan (Maintenance Input) adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan Sinyal (Signal Input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

• Keluaran Sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. Meliputi : Keluaran yang berguna, contohnya Informasi yang dikeluarkan oleh komputer. Dan Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan, contohnya panas yang dikeluarkan oleh komputer

• Pengolah Sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Contoh CPU pada Komputer, Bagian Produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan.

• Tujuan Sistem (Goal)

Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. Dengan kata lain suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya. Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

KLASIFIKASI SISTEM :

· Sistem Abstrak (Abstract System) ; sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)

· Sistem Fisik (Physical System) ; merupakan sistem yang ada secara fisik sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)

· Sistem Alamiah (Natural System) ; sistem yang terjadi melalui proses alam dalam artian tidak dibuat oleh manusia. (Sistem Tata Surya, Sistem Galaxi, Sistem Reproduksi dll.)

· Sistem Buatan Manusia (Human Made System) ; sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human machine system (contoh Sistem Informasi)

· Sistem Tertentu (Deterministic System) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; Sistem Komputer)

· Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. (Contoh : Sistem Manusia)

· Sistem Tertutup (Close System) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

· Sistem Terbuka (Open System) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem Terotomasi Mempunyai Sejumlah Komponen yaitu ;

· Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).

· Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi).

· Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).

· Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).

· Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem Terotomasi Terbagi Dalam Sejumlah Katagori :

· On-line Systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.                    

· Real-time Systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on- line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan online masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on- line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

· Decision Support System + Strategic Planning System. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi- fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional. 

· Knowledge-based System. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem Berdasarkan Prinsip Dasar Secara Umum Terbagi Dalam :

· Sistem Terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)

· Sistem Besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).

· Sistem Sebagai Bagian Dari Sistem Lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil. 

· Sistem Berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.

Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :

1. Pemakai ; Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2. Manajemen ; Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan eputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya ; “ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa ; Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisa sistem ; Fungsi- fungsinya antara lain sebagai :

· Arkeolog ; yaitu yang menelusuri baga imana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

· Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.

· Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

· Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem ; Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6. Programmer ; Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

7. Personel pengoperasian ; Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

Sistem Basis Data Perusahaan

Nova Ink adalah salah satu perusahaan penjualan tinta, dari hasil wawancara kami perusuhaan tersebut memiliki banyak anak cabang yang tersebar diseluruh Indonesia. Nova Ink sendiri menggunakan database Oracle yang terdapat dipusat dan pada anak cabang menggunakan database SQL. Berikut adalah hasil wawancara kami:

Proses Bisnis Perusahaan:

1.Pelanggan memesan tinta ke perusahaan retail Nova Ink .

• Apabila stock kosong, maka Nova Ink memesan barang ke supplier (Tinta Parker) dengan informasi stock barang apa saja yang kosong.
• Supplier (Tinta Parker) mengirimkan barang kepada Nova Ink, kemudian barang yang dikirim dimasukkan oleh Nova Ink pada “Gudang Barang Nova Ink ”.
• Supplier memberikan tagihan ke Nova Ink , kemudian Nova Ink membayar tagihan dan mendapatkan faktur/bukti pembelian.
• Nova Ink mencatat transaksi pembelian barang pada “Database Transaksi Nova Ink ” berdasarkan faktur/bukti pembelian yang ada.

2. Nova Ink melakukan peng-updatean data dan kemudian pembacaan stok barang pada “Gudang Barang Nova Ink” untuk memperoleh informasi harga dan pajak barang yang akan dibeli oleh pelanggan.

3.Nova Ink menghitung total biaya yang harus di bayar pelanggan.

4.Pelanggan melakukan pembayaran secara tunai.

5.Pelanggan menerima struk pembelian barang yang dipesan.

6.Nova Ink mencatat transaksi penjualan barang yang dilakukan pada “Database Transaksi Nova Ink ”.

Wewenang Penggunaan Database:

1. Untuk masuk ke database pertama-tama dibuat form login untuk pegawai dan Pemegang Perusahaan.
2. Ketika login sebagai pegawai, kemudian ada kotak dialog untuk memilih apakah ia pegawai gudang dan pegawai operational.
3. Untuk Pegawai Gudang ia hanya bisa mengakses database barang saja, dimana ia melakukan pengecekan barang digudang apakah masih tersedia stoknya atau habis.
4. Untuk Pegawai Operational ia mempunyai tugas yang dipecah menjadi beberapa tugas pokok, dimana ada yang menjadi costumer servis, kasir, dan mengurus pemesanan barang ke supplier. Database yang bisa di akses adalah database pelanggan, pembelian dan supplier.
5. Untuk Pemegang Perusahaan dia bisa mengakses seluruh database di Nova INK, dan bisa memonitor database yang sedang dijalankan oleh pegawainya. 

Berikut adalah ERD database:

B